Online Algemene ledenvergadering

04 mei 2021


Online Algemene ledenvergadering


Maandag 31 mei 2021 om 20.00 uur houden wij onze Algemene Ledenvergadering. Vanwege het coronavirus kan deze dit jaar wederom niet in het clubhuis plaatsvinden, maar zal deze online plaatsvinden via MS teams (Microsoft). Je hoeft geen MS teams te installeren op je computer of tablet. Van zowel de leden als het bestuur vraagt dit extra voorbereiding. Lees deze uitnodiging daarom goed en volledig door.

 

Jouw voorbereiding

Aanmelden

Het is van belang dat je je van tevoren aanmeldt voor de digitale vergadering, zodat we je een link kunnen sturen die toegang geeft tot de vergadering. Geef daarom uiterlijk 18 mei 2021 via [email protected] of via KNLTB clubapp door dat je wilt deelnemen. Als je met meerdere leden in een huishouden wilt deelnemen, geef dit dan door. Afmeldingen ontvangen we ook graag.

 

Documenten

De notulen 2020 staan online (Notulen ALV 2020). De begroting 2021 en het verkorte jaarverslag 2020 zijn uitsluitend op afspraak in te zien in het clubhuis op zaterdag 29 mei december van 9.00 tot 16.00 uur. Wil je deze inzien, laat het dan weten via [email protected] Vermeldt het tijdstip waarop je bij voorkeur langs wilt komen. We proberen daar rekening mee te houden. Je ontvangt een bevestiging van de afspraak met het timeslot waarop je wordt verwacht.

Vragen stellen
Een digitale vergadering verloopt anders dan normaal. Je neemt deel vanuit huis vanachter je pc, laptop, tablet of telefoon. Echt levendige gesprekken kunnen niet gevoerd worden. Om toch zoveel mogelijk recht te doen aan jouw mening, vragen wij je om jouw opmerkingen en vragen vooraf aan ons te mailen via [email protected] Dat kan tot en met zaterdag 22 mei 2021 20:00 uur. Dat stelt ons in staat de antwoorden daarop te verwerken in onze toelichting.

Hoe werkt het
• Je ontvangt op 30 mei (1 dag voor de vergadering) een link naar de vergadering;
• We starten de online vergadering om 19:45 uur, en we beginnen om 20:00 uur met de Algemene ledenvergadering zelf.  Zorg dat je op tijd inlogt;
• Klik op de link Deelnemen aan Microsoft-Teams-vergadering in je mailbox om deel te nemen aan de vergadering;
• Je wordt doorgeleid naar de webpagina van Microsoft Teams. Hier krijg je de vraag of je de applicatie van MS Teams wil gebruiken of dat wilt deelnemen op het web. Indien je de applicatie nog niet gebruikt, adviseren we je deel te nemen op het web;
• Je krijgt nu een scherm waarin je je naam moet invullen om aan het gesprek deel te nemen. Gebruik je echte en volledige naam (geen alias). Dit is van belang voor de presentielijst. Klik nu op Nu deelnemen;
• Onder dit invulveld tref je knoppen: één voor het in- en uitschakelen van de camera en één voor het in- en uitschakelen van de microfoon. Zet de camera AAN en de microfoon UIT;
• Je komt terecht in de ‘lobby’ en wacht daar tot je wordt toegelaten tot de vergadering;
• Laat tijdens de vergadering je microfoon UIT staan. Dit voorkomt een echo en storende achtergrondgeluiden in de vergadering;
• Als je wat wilt zeggen of vragen, dan zit er in MS Teams een functie om je hand op te steken. Wacht tot de voorzitter je het woord geeft, voordat je je microfoon aan zet;
• Voor het stellen van vragen of het maken van een opmerking tijdens de vergadering kan je gebruik maken van de chatfunctie. Een van de bestuursleden leest de chat. Het bestuurslid dat aan het woord is, zal de vraag zo mogelijk meenemen in zijn toelichting of erop terugkomen;
• We zullen tijdens de vergadering een pauze inlassen om de benen te strekken;
• Als je problemen ondervindt bij het gebruik van MS Teams tijdens de vergadering, meldt dit dan via de chat.

Wie zwijgt, stemt toe
Tijdens de ALV wordt de agenda gevolgd. We lichten de stukken mondeling toe, waar nodig ondersteund met het tonen van een presentatie-dia via schermdelen. Tijdens de vergadering wordt een aantal keren om besluitvorming gevraagd. We hanteren het principe: wie zwijgt, stemt toe. De voorzitter vraagt eerst luid en duidelijk of er iemand bezwaar heeft. Steekt niemand het handje op dan is het besluit aangenomen.


Opname
De vergadering wordt opgenomen. De opname is uitsluitend bedoeld voor het maken van notulen.
Na het opmaken van de notulen, wordt de opname verwijderd. Met uw deelname aan de vergadering geeft u impliciet toestemming voor de opname.

Agenda

1. Opening
2. Ingekomen stukken en mededelingen
3. Notulen Algemene Ledenvergadering 2020 Notulen ALV 2020 (besluitvorming)
4. Verslag kascommissie 2020 en benoeming leden kascommissie 2021 (besluitvorming)
5. Financieel Jaarverslag 2020 (besluitvorming)
6. Begroting 2021 (besluitvorming)
7. Jaaroverzicht 2020 Ledenadministratie
8. Jaaroverzicht 2020 Jeugdactiviteiten
9. Invulling bestuur vacature (besluitvorming)
10. Wijziging statuten
11. Padel (voor informatie zie Nieuwsbericht op TV Maasdriel.nl
12. Rondvraag
13. Sluiting

We zullen er alles aan doen om de ALV zo zorgvuldig mogelijk en soepel te laten verlopen. We hopen dat er veel leden deelnemen en met eenieders begrip komen we er vast wel uit!


Tot 31 mei!

Hartelijke groeten namens het hele bestuur,

Richard van der Voorn
Voorzitter

Nieuwscategorieën